Datenschutzerklärung für die Datenverarbeitung in SAP SuccessFactors

Die Volkswagen Group Services GmbH (im Folgenden „wir“) ist gemäß Artikel 13 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) („DS-GVO“) verpflichtet, Sie bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von SuccessFactors wie folgt zu informieren:

A. Verantwortlicher

Volkswagen Group Services GmbH, Personal, Major-Hirst-Str. 11, 38442 Wolfsburg, successfactors.vwgs.r.wob@volkswagen-groupservices.com, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100516.

B. Anmeldung in SAP SuccessFactors

Zur Nutzung der SuccessFactors Umgebung ist eine Anmeldung über die Volkswagen PKI Karte oder über Ihre Konzern User ID plus Web Services Passwort und Group Secure Einmalpasswort erforderlich.

Soweit Sie sich mittels PKI Karte anmelden, wird Ihr Anmeldetoken an einen Server der Volkswagen AG übermittelt. Soweit Sie sich mittels Konzern User ID anmelden, werden Ihre User ID, Ihr Passwort sowie das Group Secure Einmalpasswort an einen Server der Volkswagen AG übermittelt. Auf den Servern der Volkswagen AG werden diese Daten zwecks Autorisierungs- und Berechtigungsprüfung verarbeitet.

C. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Folgenden können Sie pro Modul nachlesen, zu welchem Zweck im Zuge Ihrer Nutzung von Success Factors personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden:

1. Modul „Performance and Goal Management“

Das Modul „Performance and Goal Management ” beinhaltet die digitale Abbildung der Themenbereiche Zielerreichung, Leistungsbewertung, Gesamtleistungskategorie, Potenzialeinschätzung/ Entwicklungsplanung sowie die Zielvereinbarung und das kontinuierliche Feedback. Übergeordnetes Ziel der Einführung dieser Modulfunktionalitäten ist ein einheitliches, standardisiertes Vorgehensmodell für die angesprochenen Prozesse.

Die o.g. Funktionalitäten stehen der Zielgruppe Management MK, OMK und TMK sowie der Zielgruppe AT a.M. der Volkswagen Group Services GmbH vollumfänglich zur Verfügung. Die Zielgruppe Tarif wird ausschließlich die Funktionalität kontinuierliches Feedback nutzen können.

Folgende Hauptkomponenten werden angeboten:

Zielvereinbarung und Zielverfolgung (gilt nicht für die Zielgruppe Tarif)

• Vereinbarung von Zielen in einem Zielplan
• Auswahl von strategischen Zielen aus einer Zielbibliothek
• Erstellung von individuellen Zielen und Teamzielen
• Kennzeichnung von Zielen als privat bzw. öffentlich
• Kaskadieren von Zielen
• Ziel-Assistent für „smarte“ Zielkriterien
• Ganzjährige Zielverfolgung und -anpassung

Bewertung und Entwicklung (gilt nicht für die Zielgruppe Tarif)

• Jährlich stattfindende Bewertung (Mitarbeitergespräch) sowie optionale unterjährige Zwischenbewertung (Selbsteinschätzung, Bewertung durch die Führungskraft und Mitarbeitergespräch/ Zwischenbewertungsgespräch)
• Leistungsbewertung (basierend auf Konzernanforderungsprofil)
• Bewertung der Zielerreichung und Vergabe einer Gesamtleistungskategorie (gilt nicht für die Zielgruppe Tarif)
• Potenzialeinschätzung sowie Ableitung von Entwicklungszielen und –maßnahmen im Entwicklungsplan

Kalibrierung und Rückmeldegespräch (gilt nicht für die Zielgruppe Tarif)

• Kalibrierung der Performancewerte im Mehraugenprinzip (ehemals vergleichende Durchsprache)
• Für die Zielgruppe AT a.M. wird ausschließlich die Potenzialeinschätzung kalibriert (es findet keine Kalibrierung der Bewertung des Leistungsverhaltens statt)
• Rückmeldegespräch zum finalen Ergebnis durch Führungskraft an Mitarbeiter (inkl. systemseitiger Abbildung)

Kontinuierliches Feedback 

• Feedback anfragen
• Feedback geben
• Hinweis: die Anfrage von Feedback und auch das Geben von Feedback erfolgt stets auf freiwilliger Basis (Führungskraft kann auch für Mitarbeiter Feedback einholen)

Zur Prozessunterstützung stehen Führungskräften und HR Businesspartnern Übersichten basierend auf ihren jeweiligen Berechtigungen zur Verfügung (Bsp.: Zielverteilung nach Kategorie, Status Mitarbeitergesprächs-Formulare).

In dem Modul „Performance and Goal Management“ werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

• Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen (z.B. Name, Vorname etc.)
• Berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten
• Daten zur Zielvereinbarung, zur Bewertung des Leistungsverhaltens und zur individuellen Entwicklung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Bewertung des Leistungsverhaltens, die Zielvereinbarung und die Planung der individuellen Entwicklung sowie das Einholen und Geben von Feedback (auf freiwilliger Basis). 
 

2. Modul „Learning (LMS)“

Das Modul „Learning (LMS)“ beinhaltet die digitale Abbildung der Prozesse „Qualifizierung“ und „Lernfeedback“ und setzt sich aus folgenden Bereichen zusammen:

• Lernbedarfsanalyse und Definition von Lernthemen,
• Bereitstellung und Einsatz von Lerninhalten,
• Soziales Lernen und
• Lernverwaltung.

Übergeordnetes Ziel der Einführung der Modulfunktionalitäten ist ein einheitliches, standardisiertes Vorgehensmodell für die zuvor genannten Prozesse.

Der Qualifizierungsprozess umfasst folgende Möglichkeiten der Zuweisung von Qualifizierungen der Volkswagen Group Services GmbH:

• durch den Lernenden selbst,
• durch den Vorgesetzten/Stellvertreter des Lernenden und
• durch die Lernadministration.

Zudem werden durch den Lernadministrator die Trainings im Nachgang nachbereitet, indem unter anderem folgende Aktivitäten durchgeführt werden: Im ersten Schritt werden Teilnehmerlisten abgeglichen, um die Teilnahme angemeldeter Lernender zu verifizieren. Ferner werden bei kostenpflichtigen Trainings weitere Abrechnungsprozesse in Gang gesetzt. Abgeschlossen wird das Training mit einem entsprechenden Eintrag in der individuellen Lernhistorie des Lernenden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, relevante Reports (z.B. Buchungsstatus) zu generieren.

Das Lernfeedback wird im Nachgang von Qualifizierungsmaßnahmen sowie zum Lerntransfer nach 90 Tagen erhoben. Die Feedback-Auswertung wird dem Trainingsverantwortlichen zum Zweck der Qualitätssicherung zur Verfügung gestellt. Ein Rückschluss auf einzelne Feedback-Geber ist nicht möglich. Ein Feedback-Report ist erst dann möglich, wenn mindestens 5 Teilnehmer ein Feedback zurück gegeben haben.

Der Zweck der Datenverarbeitung ist somit einerseits die Durchführung des Prozesses „Qualifizierung“ und somit erforderlich für die Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit uns. Andererseits dient der Prozess „Lernfeedback“ den in der Einwilligung beschriebenen Zwecken der Qualitätssicherung.

3. Modulübergreifende Verarbeitungen

a) Mitarbeiterfoto
Die Veröffentlichung eines Fotos von Ihnen erfolgt (auf freiwilliger Basis nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung) in der gesamten SuccessFactors Anwendung und umfasst das Anzeigen Ihres Fotos gegenüber allen berechtigten Benutzern im System. 

Wir möchten mittels Ihres veröffentlichten Fotos die Zusammenarbeit in der Anwendung SuccessFactors fördern.

b) Verarbeitung von Protokolldateien
Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• vorher besuchte Seite
• Browser
• Betriebssystem
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Die vorstehend beschriebenen Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

c) Verarbeitung durch Cookies
Die Volkswagen Group Services GmbH setzt in der SAP SuccessFactors Anwendung verschiedene Cookies ein. 

Cookies sind kleine Textdateien, die entweder für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder bis zur Löschung durch Sie bzw. bis zur automatischen Löschung durch Ihren Webbrowser (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihr Gerät übertragen. 

Die Verwendung unserer SAP SuccessFactors Anwendung setzt die Nutzung für diejenigen Cookies voraus, die für den Betrieb der Website technisch notwendig sind („Funktions-cookie“). 
Ausführliche Informationen zu den von uns eingesetzten Cookies und den Speicherfristen finden Sie hier:

D. Rechtsgrundlage für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

a) Modul „Performance & Goals“
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Modul „Performance & Goals“ erfolgt auf Basis von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz und ist erforderlich zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit uns.

b) Modul „Learning (LMS)“
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Modul „Learning (LMS)“ erfolgt auf Basis von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz und ist erforderlich zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit uns. 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Prozesses „Lernfeedback“ erfolgt lediglich soweit Sie uns-in einem separaten Dokument-eine Einwilligung dazu erteilt haben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist folglich Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Hinweis: Das Feedback erfolgt im Nachgang der jeweiligen Schulung unmittelbar digital im System. Die Einwilligung dazu holen wir außerhalb des Systems ein.

c) Mitarbeiterfoto
Die Verarbeitung Ihres Mitarbeiterfotos erfolgt auf Basis Ihrer freiwillig abgegebenen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.
Hinweis: Wir fragen Sie nach Ihrer Einwilligung direkt im System. 

d) Protokolldateien
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. 

e) Cookies
Die Verwendung unserer SAP SuccessFactors Anwendung setzt die Nutzung für diejenigen Cookies voraus, die für den Betrieb der Website technisch notwendig sind („Funktions-cookie“). 

Die durch die Cookies erfolgte Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung oder der Zugriff auf bereits in Ihrer Endeinrichtung gespeicherte Informationen durch unsere Cookies sind unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen die Webseite zur Verfügung stellen können. Durch diesen Umstand bedarf es für die Nutzung dieser Funktions-cookies nach § 25 Absatz 2 Nummer 2 TTDSG (Gesetz zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien) keiner Einwilligung.

Ferner haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Datenverarbeitungen durch oben erwähnte Cookies zu tätigen, da wir anderenfalls nicht in der Lage wären, Ihnen unsere Website korrekt anzeigen zu können. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist somit unser berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 

E. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten 

Wir setzen die Volkswagen AG als Auftragsverarbeiter für die Datenverarbeitungen in Hello Success ein. Die Volkswagen AG setzt den externen Dienstleister SAP SE und die Volkswagen Group IT Solutions GmbH als Unterauftragsverarbeiter ein. 

Soweit Ihre personenbezogenen Daten in unsichere Drittstaaten übermittelt werden, werden als geeignete Schutzmaßnahmen die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln mit den jeweiligen Drittstaatdienstleistern abgeschlossen.

F. Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet und gespeichert, solange der jeweilige Zweck besteht oder ein Gesetz dies vorschreibt. Im folgenden können Sie pro Modul nachlesen, welche Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre personenbezogenen Daten gelten:

a) Modul „Performance & Goals“
Ihre personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet und gespeichert, solange der jeweilige Zweck besteht oder ein Gesetz dies vorschreibt. Die Daten werden für die Dauer von max.  4 Jahren gespeichert. Die Löschung erfolgt dabei automatisch aufgrund hinterlegter Löschregeln.

b) Modul „Learning (LMS)“
Finanzunterlagen im Rahmen der Qualifizierung (z.B. Kostenübernahmeerklärung) werden für die Dauer von 15 Jahren gespeichert. Die Daten zur Bildungshistorie werden 10 Jahre ab Austritt aus der Volkswagen Group Services GmbH gelöscht. Temporäre Arbeitsunterlagen wie beispielsweise Teilnehmerlisten und Feedback-Reports werden 90 Tage ab Erstellung gelöscht. Die Löschung erfolgt dabei automatisch aufgrund hinterlegter Löschregeln.

c) Mitarbeiterfoto
Ihr Foto nutzen wir ausschließlich für die Dauer des mit Ihnen in der Einwilligung vereinbarten Zwecks. In jedem Fall löschen wir es auch vorher soweit Sie Ihre Einwilligung widerrufen.  

d) Protokolldateien
Protokolldateien werden mit Beendigung der jeweiligen Sitzung bzw. Schließen des Browsers gelöscht.

e) Cookies
Angaben hierzu finden Sie oben in der Cookie Tabelle. 

G. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Group Services GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. 

Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Darüber hinaus haben Sie im Rahmen einer Verarbeitung nach Art. 6 (1) Buchstabe f) DS-GVO ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO.

Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. Dieses Recht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.