Datenschutzerklärung der Volkswagen Group Services GmbH für SAP Fiori

A. Verantwortlicher

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen Group Services GmbH, Personal, Major-Hirst-Str. 11, 38442, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100516 („Volkswagen Group Services GmbH“) für die Nutzung der Applikation SAP Fiori.

 

B. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

I.    Allgemeine Informationen, Art der Daten und Zweck der Datenverarbeitung
Fiori ist ein webbasiertes Anwendungsprogramm, mit dem Mitarbeiter eigene personenbezogene Daten selbst anzeigen, anlegen, ändern oder löschen können. Damit werden die personal-wirtschaftlichen Prozesse transparenter, die Datenqualität verbessert sich und die Pflege der Stammdaten ist einfacher und effizienter für alle beteiligten Prozesspartner. Die Mitarbeiter können darüber hinaus über Fiori am Fahrradleasing teilnehmen und ihre Spesenabrechnungen* einreichen ihren Entgeltnachweis einsehen, abspeichern oder ausdrucken. Außerdem können Mitarbeiter über ihre Druckeinstellungen den postalischen Versand von Dokumenten abwählen.

II. Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden nur zweckbezogen erhoben, verarbeitet und übermittelt. Die Rechtsgrundlage für alle Services ist die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses gem. Art. 88 DSGVO iVm § 26 BDSG. Das Fahrradleasing basiert auf der Anbahnung und Durchführung eines durch Sie geschlossenen Vertrages (Artikel 6, Absatz 1, lit. b) DSGVO) und der von Ihnen erteilten Einwilligung (Artikel 6, Absatz 1, lit. a) DSGVO) in die Datenübermittlung.

1.    Folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten wir, wenn Sie die allgemeinen Employee Self Services  nutzen :

  • berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten (z. B. Name, Vorname, Geschlecht, dienstliche Anschrift, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefon- bzw. Mobilnummer, Personalnummer, Gesellschaft, Fachbereich, Abteilung, Kostenstelle)
  • private Kontakt- und Identifikationsdaten (z. B. Name, Vorname, Geschlecht, private Anschrift, private E-Mail-Adresse, private Telefon- und Mobilnummer, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsland und -ort, Identifikationsnummern, Nationalität)
  • IT-Nutzungsdaten (z. B. User ID, Ausweisnummer)
  • Bankdaten (z. B. Kontoverbindung)
  • Entgelt- und Zeitwirtschaftsdaten (z. B. Entgeltnachweis, Abwesenheitsgründe, Anwesenheitszeiten, Spesenabrechnungen*)
  • Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen und Merkmalen (z. B. Daten zu Kindern, Betriebszugehörigkeit, Tätigkeitsbezeichnung)
  • Die in der Eingabemaske eingegebenen Daten werden an uns über eine mit SSL verschlüsselte https-Verbindung übermittelt und gespeichert. Bei der Nutzung von Diensten, wird ein Login erfordert. Dabei werden Daten an unseren Datenserver übertragen, dort verarbeitet.

*Der Self Service "Meine Spesenabrechnungen" dient dazu, die entstanden Aufwendungen aus dienstlich veranlassten Reisen zu erstatten.

2. Die Volkswagen Group Services GmbH verschickt Dokumente grundsätzlich postalisch an die Mitarbeiter. Mit der Auswahl (Deaktivierung) am Employee Self Service „Meine Druckeinstellungen“ wird bestätigt und verarbeitet, dass aufgeführte Dokumente nicht mehr in Papierform versandt werden. Die Auswahl kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

3. Folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten wir, wenn Sie am Employee Self Service „Fahrradleasing“ teilnehmen:

a. Allgemein HR Self Service Fahrradleasing
Der Self Service "Fahrradleasing" dient dazu, die Eignung der Beschäftigten gemäß der Betriebsvereinbarung BV GBR (VWGS) 01-2024 Fahrradleasing für das Leasing eines Fahrrads auf digitalem Weg zu überprüfen.Nach erfolgreicher Prüfung aller Voraussetzungskriterien (siehe folgende Punkte) und Bestätigung von Seiten des Beschäftigten am Fahrradleasing teilnehmen zu wollen, wird der Prozess automatisch durchgeführt und anschließend an den Anbieter des Leasingdienstes weitergeleitet. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf bis hin zum Abschluss des Leasingvertrags und Abrechnung der individuellen Leasingrate.

b. Voraussetzungsprüfung zur Teilnahme am Fahrradleasing

Um am Fahrradleasing teilnehmen zu können, müssen gemäß der Betriebsvereinbarung "definierte Voraussetzungskriterien erfüllt werden. Die systemische Überprüfung der Voraussetzungskriterien erfolgt automatisiert im Hintergrund anhand der UserID und Personalnummer des Beschäftigten. Folgende Voraussetzungskriterien werden überprüft:

  • Betriebszugehörigkeit von mindestens 6 Monaten
  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Voraussichtliche Dauer des Arbeitsverhältnisses von 36 Monaten
  • Ruhendes Arbeitsverhältnis (z. B. Elternzeit)
  • Vorliegen einer Pfändung
  • Vertragsverhältnisse zu Zeitwertpapier (ZWP), Altersteilzeit (ATZ) und Meine Auszeit
  • Entfall der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Mutterschutz
  • Freistellung aus Langzeitkonto vor Renteneintritt
  • Unbezahlter Urlaub
  • Berechtigte Mitarbeiterkreise
  • Wohnsitz in Deutschland/Wechsel ins Ausland
  • Mindestentgelthöhe (Mindestlohngesetz/MiLoG)

Zusätzlich dazu wird geprüft, ob der Mitarbeiter bereits zuvor eine Anmeldung für das Fahrradleasing durchgeführt hat und folglich bereits einen Zugang beim Anbieter für Fahrradleasing besitzt. Diese Prüfung erfolgt innerhalb des HR-Personalsystems der Volkswagen Group Services GmbH auf Basis einer sicheren digitalen Datenübertragung vom Fahrradleasing-Anbieter an das HR-Personalsystem, sobald ein neuer Account erstellt wird.

Bis zur Übernahme eines Fahrrades bzw. bis zum Abschluss eines Fahrradleasingvertrages werden die genannten Voraussetzungen regelmäßig im HR-Personalsystem innerhalb der Volkswagen Group Services GmbH überprüft.

Wenn die Voraussetzungskriterien erfüllt sind und der Beschäftigte noch keinen Account beim Fahrradleasing-Anbieter besitzt, kann sich der Beschäftigte über ein Registrierungsformular für das Fahrradleasing anmelden bzw. sich beim Fahrradleasing-Anbieter einen Account erstellen.

c. Registrierungsformular: Registrierung beim Fahrradleasing-Anbieter

Um den Fahrradleasing-Service nutzen zu können, muss der Beschäftigte sich über das unternehmensinterne System (Self Service) über ein Eingabeformular anmelden und einen Account beim Fahrradleasing-Anbieter erstellen. Um die Kommunikation zwischen dem Beschäftigten und dem Fahrradleasinganbieter sicherzustellen und die Vertragsdokumente im Fall eines Vertragsabschlusses erstellen zu können, werden folgende Daten erhoben und an den Leasing-Anbieter übermittelt:

Name, Vorname und Anschrift (automatischer Abruf aus den Personalstammdaten, keine manuelle Eingabe)
Private E-Mail-Adresse
Private Handy-/Telefonnummer
Die private E-Mail-Adresse und die private Handy-/Telefonnummer werden nach Einwilligung des Beschäftigten innerhalb des Formulars an den Fahrradleasinganbieter übermittelt und nicht innerhalb der Volkswagen Group Services GmbH gespeichert.

Wichtig: Die Übermittlung des Formulars sowie die Erstellung eines Kontos beim Anbieter für Fahrradleasing implizieren nicht automatisch den Abschluss eines kostenpflichtigen Leasingvertrags. Der Vertragsabschluss erfolgt in einem unabhängigen, transparenten Verfahren, das separat zwischen dem Beschäftigten und dem Anbieter für Fahrradleasing abläuft. Weitere Details bezüglich des Prozesses zum Vertragsabschluss und zur Übergabe des Fahrrads sind unter dem nachfolgenden Link einsehbar: Volkswagen Group Services - Fahrradleasing - Volkswagen Group Services GmbH - Group Wiki (volkswagen-net.de) 

d. Vertragsabschluss mit dem Fahrradleasinganbieter

Nach dem Vertragsabschluss mit dem Fahrradleasinganbieter und der Übernahme eines Fahrrades bei einem am Fahrradleasingprogramm teilnehmenden Fahrradhändler (LINK zur Übersichtsseite) übermittelt der Fahrradleasinganbieter folgende Daten an die Volkswagen Group Services GmbH zur Umsetzung der Bruttoentgeltumwandlung. Diese Angaben werden im HR-Personalsystem und der eAkte innerhalb der Volkswagen Group Services GmbH gespeichert:

  • Verträge (Einzelleasingvertrag, Überlassungsvereinbarung, Übergabeprotokoll)
  • Vertrags-ID je Fahrrad
  • Seriennummer je Fahrrad
  • Marke und Modell
  • Leasinglaufzeit
  • Umwandlungsrate (Leasingrate, Versicherung, Rundum-Schutz und geldwerter Vorteil)


e. Kontinuierliche Prüfung der Voraussetzungskriterien nach Vertragsabschluss

Nach Abschluss eines Fahrradleasingvertrages werden zur fortlaufenden Sicherstellung der Voraussetzungen gemäß Betriebsvereinbarung im Rahmen des Störfall-Managements (Rücknahmegarantie und Ratenausfallschutz) folgende Daten im Hintergrund (Volkswagen Group Services GmbH HR-Personalsystem) regelmäßig überprüft und bei auftretendem Störfall an den Fahrradleasinganbieter übermittelt und im HR-Personalsystem gespeichert:

  • Start und Ende des Ratenausfallschutzzeitraums
  • Vertragsende der Rücknahmegarantie
  • Motiv für den Störfall (z. B. Elternzeit)

 

III.    Weitergabe der Daten
Das Fiori-Portal wird uns von der Volkswagen AG, (Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg; www.volkswagen-ag.com) zur Verfügung gestellt, somit werden Ihre Daten auch von der Volkswagen AG verarbeitet. Sie können die betreffende Datenschutzerklärung hier einsehen: www.volkswagenag.com/de/meta/data-protection-declaration.html.
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der o.g. Zweckbindung.
Im Rahmen Ihrer Teilnahme am Fahrradleasing werden Ihre personenbezogene Daten an folgende Vertragspartner übermittelt: 

  • Bike Mobility Services GmbH („BMS“)
  • Digital Mobility Leasing GmbH („DML“)
  • ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG ODER
  • ROLAND Schutzbrief-Versicherung AG


IV.    Speicherung der Daten
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt in unternehmensinternen IT-Systemen (d.h. im SAP-System der Volkswagen Group Services GmbH mit Schnittstelle zum Fiori). Die Daten werden direkt aus dem SAP-System angezeigt und an keiner weiteren Stelle zwischengespeichert. Sie werden gelöscht, sofern sie nicht mehr gebraucht werden.
Für die Speicherung in SAP werden folgende Aufbewahrungsfristen ausgeschiedener Mitarbeiter eingehalten:

  • 15 Jahre für Stammdaten ohne Abrechnungsbezug
  • und 60 Jahre für Daten mit Relevanz für die Abrechnung


Im Falle Ihrer Teilnahme am Fahrradleasing speichern wir folgende Dokumente in der eAkte der Volkswagen Group Services GmbH: 

  • Leasingvertrag (Aufbewahrungsfrist: 15 Jahre)
  • Überlassungsvereinbarung (Aufbewahrungsfrist: 15 Jahre)
  • Übernahmebestätigung (Aufbewahrungsfrist: 15 Jahre)

Dem Mitarbeiter werden in Fiori alle Datensätze mit der jeweiligen Gültigkeit angezeigt, sodass er zu jeder Zeit die freiwillig angegebenen Datensätze über die Funktion „Löschen“ entfernen kann.

 

C. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Group Services GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter dem Abschnitt E.
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie  das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie  das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie  das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.
Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
 

D. Ihr Ansprechpartner

Unser Datenschutzkoordinator bzw. Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für sämtliche datenschutzbezogene Anliegen, sowie für die Ausübung Ihrer Rechte zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Anfragen an:

Datenschutzkoordination der Volkswagen Group Services GmbH
Major-Hirst-Str. 11
38442 Wolfsburg
rechtswesen@volkswagen-groupservices.com

 

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Group Services GmbH
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de


Stand: Juni 2024