Datenschutzerklärung Sales Project Management (SPM)

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Mitarbeiter von externen Geschäftspartnern der Volkswagen Group Services GmbH und an Mitarbeiter von internen Geschäftspartnern (Konzerngesellschaften des Volkswagen Konzerns) (im Folgenden zusammen „betroffene Personen“, „Sie“), die dort als Ansprechpartner für Vertragsabwicklungen auftreten.

Verantwortlicher

Volkswagen Group Services GmbH („wir“), Major-Hirst-Straße 11, 38442 Wolfsburg, info@volkswagen-groupservices.com, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100516.
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen Group Services GmbH für den Prozess Vertragsanbahnung bis Ende der Vertragsabwicklung.

A. Allgemeine Informationen

I.    Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Volkswagen Group Services GmbH als Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Abs. 7 DSGVO stellt sicher, dass die Anforderungen der DSGVO umgesetzt werden. Bei der Erstellung, der Veränderung und der Ablage von Verträgen und der dazugehörigen Vertragsdokumentation werden komplementär zu Vertragsinhalten auch personenbezogene Daten wie die Kontaktdaten von betroffenen Personen (im Folgenden „Kommunikationsdaten“) gespeichert, welche diese Verträge und die dazugehörigen Vertragsdokumentation erstellt oder verändert haben oder als Ansprechpartner in die Unterlagen eingetragen worden sind.

Die Kommunikationsdaten werden dazu genutzt, um mit den betroffenen Personen Kontakt aufzunehmen und mit ihnen zu kommunizieren und hierdurch eine effiziente Vertragsabwicklung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der Kommunikationsdaten erfolgt in Form einer Speicherung im Sales Project Management der Volkswagen Group Services GmbH wie nachfolgend näher beschrieben.

Im Rahmen des Sales Project Management Systems werden Kommunikationsdaten verarbeitet, welche wir im Zuge von Vertragsabwicklungen zur Interaktion benötigen. Dies erfolgt einerseits über IT-Systeme, über anderweitige Kommunikationswege (per Mail, etc.) sowie durch den Kontakt mit den betroffenen Personen, welche uns über vordefinierte Kommunikationswege zur Verfügung gestellt werden. Die Verarbeitung dieser Kommunikationsdaten erfolgt zur Kontaktaufnahme, Terminerstellung sowie der Zusendung von Angebots- und Vertragsunterlagen.

Im Einzelnen werden folgende Kommunikationsdaten verarbeitet:

Berufliche Kontakt- und  (Arbeits-)Organisationsdaten

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Dienstanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Gesellschaft
• Abteilung

IT-Nutzungsdaten

• Technische ID

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben im Rahmen unserer wirtschaftlichen Aktivitäten ein berechtigtes Interesse daran, Vertragsabwicklungen und die dazu notwendige Kommunikation mit Vertragspartnern bzw. deren internen Ansprechpartnern effizient auszugestalten. Nur eine solche effiziente Gestaltung der Kommunikationswege gewährleistet, dass wir wettbewerbsfähig am Wirtschaftsleben teilnehmen können. 

II.    Weitergabe der Daten

Wir arbeiten bei der vorliegenden Verarbeitung der Kommunikationsdaten mit dem Auftragsverarbeiter Salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München zusammen. Es erfolgt keine Datenübermittlung in ein Drittland.

III.    Speicherdauer

Die Kommunikationsdaten werden für den Zeitraum der jeweiligen Vertragsbeziehung und falls sie Bestandteil abrechnungsrelevanter Unterlagen sind, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Anschließend werden die Daten gelöscht. Im Einzelnen ergeben sich hierbei folgende Speicherfristen:

• Vertriebsunterlagen / Präsentationen: Aufbewahrung max. 4 Jahre ab Erstellung
• Angebot / DLV: max. 15 Jahre nach Ablaufzeitpunkt
• Anforderungsbeschreibung: max. 7 Jahre ab Erstellung
• Bestellungen, Materialanforderungen, etc.: max. 7 Jahre ab Erstellung

IV.    Bereitstellung

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt, kann sich eine Bereitstellungspflicht aufgrund allgemeiner Hilfeleistungspflichten ergeben. In jedem Fall wägen wir vor der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ab, ob die Verarbeitung erforderlich ist und ob Ihre Interessen in die Nichtverarbeitung überwiegen. Sie haben bei einer Verarbeitung gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO wie untenstehend näher beschrieben.

B. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber uns jederzeit unentgeltlich geltend machen.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können unter Verwendung des Formulars über folgende Kontaktmöglichkeiten gestellt werden:

Per E-Mail:  auskunft@volkswagen-groupservices.com

Per Post: Volkswagen Group Services GmbH, Major-Hirst-Straße 11, 38442 Wolfsburg

Gern unterstützen wir Sie auch telefonisch. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: 05361 - 897 2434

Berichtigungsrecht: Sollten Sie bemerken, dass personenbezogene Daten über Sie unrichtig/unvollständig sind, haben Sie das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
 

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen.
 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.